Usted ha leído que un tribunal europeo prohíbe a las empresas espiar el correo electrónico de sus trabajadores. ¿Qué hay de cierto en ello? ¿Cómo debe actuar su empresa a partir de ahora?
Según algunos titulares de prensa, una reciente sentencia prohíbe controlar las comunicaciones o el uso privado de Internet en el trabajo. Sin embargo, esto no es así. Su empresa puede monitorizar las comunicaciones de sus empleados y sancionarlos por el uso personal de las herramientas informáticas. Eso sí: dicho control debe cumplir unas condiciones para evitar situaciones de abuso.
Regulación previa
Usted puede controlar el uso de las herramientas informáticas que su empresa pone a disposición de sus trabajadores (en este sentido, las herramientas deben ser de su empresa –no puede controlar el uso del teléfono móvil particular de un empleado, por ejemplo–). Para ello debe haber regulado previamente la posibilidad de efectuar este control y haber notificado a los afectados lo siguiente:
• Qué pueden y qué no pueden hacer con las herramientas empresariales (ordenador, correo electrónico, tablet…). Por ejemplo, indique expresamente que está prohibido el uso particular de dichas herramientas (el envío de e-mails ajenos al trabajo, la conexión a redes sociales…).
• También debe notificarles que su empresa se reserva el derecho a monitorizar los mensajes y el resto de comunicaciones. Por ejemplo, indique que podrá revisar los e-mails o las páginas web visitadas.
• Advierta que el uso no permitido de las herramientas informáticas acarreará sanciones disciplinarias y podrá dar lugar al despido según la gravedad de los hechos.
Acuse de recibo. Así pues, no entregue una comunicación genérica sobre la posibilidad de monitorización, y refleje su extensión, alcance y finalidad. Asimismo, asegúrese de que sus empleados la reciben y la comprenden. Para ello, hágales firmar una copia.
Control posterior
Proporcional. Dado que un control de este tipo puede vulnerar derechos fundamentales (derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones), efectúe el control de forma proporcionada a la finalidad buscada. En concreto:
- No realice búsquedas indiscriminadas y sin motivos, y acredite que existen unas sospechas previas de una conducta incumplidora. Esto ocurrirá, por ejemplo, si detecta una bajada en el rendimiento de un empleado, o si la conexión a Internet va lenta.
- Evite injerencias innecesarias, de modo que el control sea lo menos intrusivo posible. De esta manera, en lugar de revisar toda la bandeja de entrada del correo electrónico, busque por palabras clave o visualice sólo el emisor o receptor y el título del mensaje.
- Al imponer una sanción, analice la gravedad de los hechos. Por ejemplo, no acuda al despido si sólo detecta un e-mail personal (la medida no sería proporcional a la gravedad). ¡Atención! Y no sancione si ha tolerado previamente el uso particular de las herramientas. En este caso, lo correcto es advertir de la necesidad de cumplir con el código de conducta y sancionar sólo si hay un incumplimiento posterior.
Su empresa puede controlar las herramientas informáticas puestas a disposición de sus empleados. Eso sí: debe advertir previamente del alcance y de la finalidad de esa posible monitorización