Si un empleado le solicita un anticipo o un préstamo, ¿debe concederlo? Recuerde las diferencias entre los anticipos y los préstamos a empleados, así como las consecuencias fiscales de estas operaciones
ASPECTOS LABORALES
Anticipos
Mensualidad en curso. En ocasiones los empleados solicitan cobrar por el trabajo que ya han realizado y que todavía no han cobrado. Por ejemplo, el 15 de noviembre un empleado solicita el salario devengado entre el 1 y el 15 de ese mes, salario que se hubiese pagado el día 30. Pues bien, la empresa queda obligada a otorgar estos anticipos siempre que el trabajador liquide las sumas recibidas en la fecha en que las debería haber cobrado (en el caso del ejemplo, el 30 de noviembre) [ET, art. 29.1].
Si el afectado pide reintegrar el anticipo en varios meses en lugar de hacerlo en el momento en que debía cobrar la nómina, ya no se tratará de un anticipo en sentido estricto, y la empresa no estará obligada a concederlo.
Si un trabajador está en IT, la empresa no está obligada a conceder anticipos. En este sentido, ni la prestación de IT ni los complementos adicionales sobre ésta tienen la consideración de salario.
Pagas extras. Si el trabajador solicita un anticipo de las pagas extras que ya ha devengado y todavía no ha cobrado, la cosa cambia. Aunque se trate de salario ya devengado, la empresa no está obligada a atender la solicitud (salvo que el convenio establezca lo contrario).
En este caso existe una fecha específica de pago que quedaría distorsionada si el trabajador tuviese derecho a pedir anticipos (liquidables en el momento fijado para el cobro de la extra) y el empresario no pudiese oponerse [TS 16-05-1994].
Cobro de intereses. Al tratarse de cantidades que ya se han devengado a favor del trabajador, la empresa no podrá cobrar intereses sobre los anticipos, con alguna excepción [DGT V0552-13]:
- La empresa no podrá cobrar intereses por el anticipo que corresponda a los días ya trabaja- dos del mes corriente.
- Tampoco los podrá cobrar si el anticipo se otorga sobre la extra ya devengada y dicho anticipo es obligatorio por convenio.
- Pero sí podrá exigirlos si el anticipo se solicita respecto a la extra y su concesión no es obligatoria (es decir, la empresa lo acepta voluntariamente).
Préstamos
Excesos. En otras ocasiones los trabajadores piden una cantidad superior a un simple anticipo o, sin superar la cuantía de éste, solicitan que la devolución se demore unos meses. Por ejemplo, un empleado solicita los 1.000 euros que le corresponden por los días ya trabajados en noviembre, pero pide que se le descuenten 100 euros cada mes en los próximos diez meses. Esto ya no será un anticipo, sino un préstamo:
- La empresa no está obligada a concederlo, salvo que el convenio establezca alguna ayuda o préstamo obligatorio.
- La empresa podrá cobrar intereses. Y si no lo hace (porque no se pactan o porque el convenio prevé algunas ayudas sin intereses), el trabajador estará percibiendo una retribución en especie sujeta a IRPF.
Si el préstamo es gratuito el empleado está obteniendo un beneficio (los intereses no pagados), y ese beneficio se considera una retribución en especie que tributa en el IRPF [LIRPF, art. 42].
ASPECTOS FISCALES
Retribución en especie
Préstamos sin intereses. Según lo indicado, sólo se considera que el empleado está disfrutando de una retribución en especie cuando recibe una cantidad en concepto de préstamo (es decir, lo que recibe excede de lo que se considera anticipo) y, además, la empresa no le cobra intereses (o se los cobra por debajo del interés legal del dinero), con independencia de que los préstamos sean obligatorios por convenio y con independencia de lo que éste establezca respecto a si se devengan o no intereses a favor de la empresa.
En caso de anticipos sin interés no existe retribución en especie. Si el anticipo no es obligatorio (por tratarse de un anticipo sobre pagas extras) y la empresa lo concede sin interés, tampoco existirá retribución en especie [DGT V0552-13].
Cuantía. Esta retribución en especie se cuantifica por la diferencia entre el interés pactado y el tipo de interés legal del dinero (que para el año 2018 es del 3%) [LIRPF, art. 43.1.c]. Y sobre la retribución en especie así determinada, la empresa debe liquidar la cotización a la Seguridad Social y el correspondiente ingreso a cuenta del IRPF del trabajador [RIRPF, art. 102.1].
Este tratamiento fiscal complica la gestión administrativa sobre dichos préstamos.Y como al final las cuantías no son muy elevadas, muchas empresas no hacen nada y asumen el riesgo de que después Hacienda les reclame el ingreso a cuenta no realizado.
Por ejemplo, para un préstamo sin interés de 6.000 euros, la retribución en especie imputable sería de 180 euros, y el ingreso a cuenta a favor de Hacienda, considerando una retención aplicable del 20%, sería de apenas 36 euros.
Saldos totales. Si la empresa tiene pocos emplea- dos con préstamos sin interés y no calcula la retribución en especie correspondiente, el riesgo asumido por actuar de esta forma será bajo. Pero si existen muchos empleados con anticipos o préstamos, los saldos de las cuentas 460 (“Anticipos de remuneraciones al personal”) y 544 (“Créditos a corto plazo al personal”) serán altos, y el riesgo asumido aumentará. En ese caso, por tanto, conviene pactar intereses (o, si no se pactan, calcular la retribución en especie y liquidar el ingreso a cuenta).
En caso de inspección, Hacienda analizará los saldos de la cuenta 544.Y si no se han pactado intereses y no se ha liquidado el ingreso a cuenta, lo reclamará junto con los intereses de demora y unas sanciones que pueden oscilar entre el 100% y el 150% del principal [LGT, art. 191].
Reparto correcto
En la cuenta que corresponda. Sea cual sea la forma de actuar de su empresa, conviene que los saldos de las cuentas indicadas reflejen las sumas correctas, para evitar mayores controversias. Evite contabilizar todas estas cantidades en la cuenta 544 (muchas empresas lo hacen sin pensar que una parte de las sumas solicitadas por los empleados puede considerarse anticipo, y no préstamo).
Ejemplo. El 30 de noviembre de 2018 un empleado solicita un préstamo de 6.000 euros, que devolverá cuando cobre la extra de Navidad de 2018 (2.000 euros) y las extras de 2019 (2.000 euros con la paga de verano y 2.000 con la de Navidad). Vea cómo actuar si la empresa lo concede (recuerde que no está obligada a ello) y no le cobra intereses (considerando, además, que en dicha empresa las extras se devengan de forma anual y que cada extra del afectado asciende a 2.500 euros):
- El 30 de noviembre el trabajador ya ha devengado 2.291 euros de la extra de Navidad de 2018 (11/12 partes de 2.500 euros). Por tanto, los 2.000 euros que va a compensar con dicha extra son un anticipo (y la ausencia de intereses no implica la existencia de retribución en especie).
- También habrá devengado 5/12 partes de la extra de julio de 2019 (1.041 euros). Esa suma, por tanto, también se considerará un anticipo, y tampoco habrá retribución en especie.
- Sólo los 2.959 euros restantes se considerarán préstamo, y la retribución en especie consistirá en los intereses no cobrados sobre esa cantidad.
La retribución en especie imputable en 2018 será de apenas 7,40 euros (el 3% de interés del mes de diciembre sobre 2.959 euros). Y la imputable en 2019 ascenderá a 74,39 euros (el 3% sobre 2.959 euros entre enero y junio y el 3% de 2.000 euros entre julio y diciembre).